TATA CARA PENGGUNAAN PERALATAN KANTOR

A. PENGGUNAAN PERALATAN KANTOR YANG HABIS PAKAI

Pengggunaan peralatan pendukung pekerjaan kantor di antaranya sebagai berikut:

• Stop map (folder)

Stop map adalah alat yang berukuran standar (folio) yang digunakan untuk menyimpan surat-surat, naskah-naskah atau catatan-catatan yang biasanya sedang dalam proses atau hanya untuk sementara.

• Sneelhecter (map surat memakai jepitan)

Sneelhecter adalah suatu lipatan karton dengan kawat panjepit ditengahnya yang digunkan untuk menyimpan surat-surat atau warkat-warkat yang telah diproses.

• Ordner

Ordner adalah alat yang digunakan untuk mrnyimpan dokumen atau surat yang telah diproses, dan umumnya surat-surat yang penting yang pada suatu saat akan dibutuhkan lagi.

• Letter opener

Letter opener adalah suatu alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat yang dibuka dalam keadaan baik dan tidak sobek.

Dilihat dari tenaga yang digunakan, ada dua macam pembuka surat, yaitu:

Hand envelope opener, yaitu mesin pembuka surat yang menggunakan tangan (manual), dengan cara mendorong mesin pemotong (cutter) kearah sampul surat.

Automatic mail opener, yaitu mesin pembuka surat yang digerakkan dengan tenaga listrik.

• Numerator atau numbering machine (mesin pemberi nomor)

Mesin untuk membuat nomor secara berururtan, baik pada surat yang belum ditik secara langsung ataupun pemberian nomor pada buku agenda surat keluar. Contoh: memberi nomor faktur cek, surat undangan, dan sebagainya.

• Timbangan surat

Alat untuk menimbang surat dengan maksud untuk menentukan besar biaya pengiriman.

• Jepitan kertas (paper clip)

Sebuah alat yang terbuat dari logam yang digunakan untuk menyatukan surat-surat dan lampiran-lampirannya.

• Pengungkit kawat jepret (stapler remover)

Alat yang digunakan untuk melepasa atau mencabut kawar jepit. Manfaatnya agar dapat menghindari surat-surat robrk pada waktu dibuka atau dipisahkan.

• Nietjes atau stepler (kawat jepitan)

Alat untuk dijepretkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu dimasukkan pada stepler.

• Spindle file (tancapan warkat)

Alat untuk menghimpun warkat dengan cara memasukkan warkat tersebut.

• Buku alamat

Buku yang berisikan kumpulan alamat. Buku ini digunakan dalam pelayanan jasa dibidang transport dan sebagainya.

• Cap tanggal (stamping date)

Alat yang terbuat dari jalur-jalur karet yang dapat diputar untuk membubuhkan tanggal.

• Card machine atau mesin kartu berlubang

Alat untuk pemprosesan yang mencatat, menyimpan atau membaca dan mengolah lebih lanjut data yang diperlukan dengan memakai kartu-kartu yang dilubangi pada tempat tertentu.

• Correction fluid atau sheet correction

Bahan kimiawi cair, cepat kering dan umumnya berwarna merah untuk menutup huruf yang salah ketik pada kertas sheet stensil.

• Pen sheet atau stylus

Pena berujung tumpul yang digunakan unutk membuat garis, gambar, tanda tangan pada kertas stensil yang dibawahnya diberi alas.

• Tippe ex

Cairan berwarna putih yang digunakan untuk menutup huruf yang salah.

• Buku telepon

Merupakan catatan nomor telepon yang sudah terdaftar dan dikeluarkan oleh PT Telkom untuk para palanggan telepon yang memuat petunjuk penggunaan telepon, nomor-nomor telepon yang penting, dan daftar nama pelanggan telepon.

• Formulir atau blanko

Lembaran kertas yang digunakan untuk menghimpun dan menyampaikan keterangan yang diperlukan.

• HVS (Hout Vry Schrieft)

Kertas berwarna putih bersih dan halus yang biasanya digunakan untuk pengetikan asli surat dinas.

• Kertas tembusan

Kertas tipis yang khususnya untuk tembusan pengetikan.

• Onion skin (kertas kulit bawang)

Kertas yang terbuat dari kapas, kedap lemak, keda air, udara dan lebih kuat dari kertas biasa.

• NCR paper (no carbon required paper)

Sejenis kertas yang telah diberi lapisan kimia, yang akan menimbulkan bekas (tulisan) apabila terkena tekanan.

• Kertas kaca

Kertas tipis mengkilat tembus pandang untuk amplop berjendela.

• Kertas linen

Kertas mengkilat dan kuat dipergunakan untuk mencetak amplop.

B. PENGGUNAAN PERALATAN KANTOR YANG TIDAK HABIS PAKAI

Penjepit kertas (hecht machine)

Pelubang kertas (perforator)

Mesin penomor (numbering machine)

Materi dalam bentuk power point

berikut gambar-gambar peralatan kantor

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

  

Sumber : Farida, Vida Hasna, dkk. 2004. Menggunakan Peralatan Kantor. Bandung: CV Armico