TATA USAHA PERLENGKAPAN KANTOR

A. PENGERTIAN PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas. Cara pengadaan setiap kantor berbeda tergantung dari kebutuhan dan kegiatan. Umumnya dalam mengadakan perbekalan kantor itu selalu diawali dengan perencanaan. Perencanaan di bidang perbekalan ditekankan pada perencanaan kebutuhan perbekalan, rencana biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.

Rencana biaya yang digunakan untuk biaya-biaya pengadaan, penyimpanan, penyaluran, penginventarisasian dan pemeliharaan, sehingga tidak ada kegiatan yang tertinggal dalam perhitungan biaya yang diperlukan.

Pada waktu menyusun perencanaan perbekalan, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan
2. Menentukan jenis, kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yang diperlukan
3. Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan
4. Menyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional
5. Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor
6. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor
7. Menghapuskan perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Untuk barang habis pakai, direncanakan sebagai berikut:

1. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan
2. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk mengadakan barang tersebut tiap bulan
3. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian  menjadi rencana tahunan.

Sedangkan barang tak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:

1. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perbekalan yang masih ada dan masih dipakai
2. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan
3. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan, dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

  B.     LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN PERALATAN KANTOR

        Langkah-langkah dalam pengadaan peralatan kantor sebagai berikut:

1.      Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang

2.      Petugas memeriksa persediaan atau stok barang di gudang

3.      Surat diserahkan ke bendahara

4.      Meminta persetujuan kepada pimpinan

5.      Apabila sudah disetujuin, maka diserahkan ke bagian logistic

6.      Sebelum barang diterima di cek terlebih dahulu

7.      Barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang

8.      Barang disimpan di gudang untuk didistribusikan

C.     INVENTARISASI BARANG HABIS PAKAI DAN TIDAK HABIS PAKAI

Inventarisasi barang adalah sesuai kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan. Pengadministrasian barang inventarisasi dilakukan dalam:

1. Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah dimiliki oleh suatu kantor, sekaligus sebagai sumber informasi mengenai segala macam data yang diperlukan (untuk barang tidak habis pakai).
2. Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan. Pengisian dilakukan setelah pencatatan barang ke dalam Buku Induk Barang Inventaris (untuk barang tidak habis pakai).
3. Buku Catatan Barang Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor (untuk barang habis pakai).

D.    MENYUSUN DAFTAR KEBUTUHAN PERLENGKAPAN KANTOR

Daftar kebutuhan barang menunjukkan tentang rencana kebutuhan perbekalan (barang-barang) kantor dalam periode tertentu. Daftar biasanya dibuat dalam bulanan, triwulan, semester, dan tahunan, tetapi pada umumnya dalam tahunan.


Materi dalam bentuk Power Point Show klik disini atau disini
Lembar kartu atau buku penerima barang download
Lembar berita acara penerimaan atau pengeluaran barang download
Lembar buku induk barang inventaris download
Lembar buku golongan barang inventaris download
Lembar buku catatan barang non inventaris download

Sumber : Farida, Vida Hasna, dkk. 2004. Menggunakan Peralatan Kantor. Bandung: CV Armico.