MEMILIH PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

A. PENTINGNYA PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

    Dalam mengikuti perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang. Untuk menghadapi perkembangan tersebut diperlukan kesiapan manusia dan kelangkapan sarananya. Oleh karena itu diperlukan pengetahuan dan kemampuan dalam malakukan prosedur pengadaan peralatan dan mesin-mesin kantor.

B. PENGADAAN PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

Menurut Drs. Moekijat, pengadaan peralatan dan mesin-mesin kantor perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan
2. Jenis mesin hendaknya praktis
3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan
5. Mutu mesin harus benar-benar baik.
6. Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
7. Mesin dapat diperlukan untuk bermacam-macam pekerjaan
8. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah
9. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah
10. Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
11. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang kan dilakukan
12. Apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut?

C. FAKTOR-FAKTOR UNTUK PENGADAAN PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

1. Pekerjaan dan cara menyelesaikannya
2. Kebutuhan pegawai perseorangan
3. Penghemat jumlah dan nilai waktu seluruhnya
4. Fleksibilitas penggunaannya
5. Harga dan penanaman modal
6. Kemampuan kesatuan
7. Nilai keindahan
8. Preferensi pegawai
9. Pengaruh terhadap syarat-syarat pegawai
10. Ramalan mengenai beban pekerjaan
11. Kualitas pekerjaan tata usaha
12. Keperluan untuk salinan-salinan dan data statistik.

D. PERABOTAN KANTOR
     Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.

Perabot kantor yang paling utama untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor adalah

1. Meja tulis, meja mesin tik, dan computer
2. Kursi
3. Lemari yang dapat dikunci
4. Rak buku arsip
5. Box, peti kayu

Syarat-syarat perabot kantor, menurut The Liang Gie

• Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup.
• Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar supaya tidak menyilaukan mata para pegawai yang memakainya.
• Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan.

Perabot kantor tempelan adalah perabot kantor yang melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor

Contohnya :

1. Hiasan atau lukisan dinding
2. Bunga – bunga
3. Akuarium
4. Lampu hias
5. Kolam
6. Taman

Perabotan yang baik menghemat gerak pegawai, membantu pengawasan pegawai, dan menambah kesehatan dan efisiensi pegawai. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan bila membeli perabotan kantor adalah:

1. Harus menghemat ruang lantai
2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan
3. Tidak begitu berat, agar mudah dipindahkan
4. Harus ada ruangan yang cukup di bawah meja untuk dibersihkan
5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan
6. Keawetan perabotan dari logam lebih awet daripada perabotan kayu
7. Resiko kebakaran perabotan dari kayu lebih besar daripada perabotan yang terbuat dari logam

berikut gambar perabotan kantor

 

 

E. MESIN-MESIN KANTOR DAN PERENCANAAN

    Perencanaan manajemen perkantoran meliputi apa, dimana, dan bagaimana mesin-mesin kantor untuk merumuskan pekerjaan akan dilakukan. Perencanaan yang efektif perlu mengetahui mesin-mesin apakah yang tersedia dan apa yang dapat dilakukan dengan mesin-mesin tersebut.

F. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN MESIN-MESIN KANTOR

   Ada keuntungan yang berlainan dengan adanya mesin-mesin yang berlainan dengan adanya mesin-mesin yang berlainan dalam kondisi-kondisi yang berlainan:

1. Menghemat tenaga kerja
2. Menghemat waktu
3. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan
4. Pekerjaan tampak lebih baik
5. Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode-metode tertulis
6. Mencegah adanya penggelapan
7. Mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian menambah mutu pekerjaan
8. Memberikan informasi yang lebih banyak dan lebih cepat

Mesin-mesin kantor juga memiliki kerugian yaitu:

1. Mesin tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tinggi
2. Tingkat penyusutan beberapa mesin tinggi
3. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang terlatih
4. Pengaruh terhadap sistem-sistem perkantoran
5. Fleksibilitas beberapa metode mesin kurang
6. Pegawai lebih mudah dipindahkan daripada mesin-mesin tertentu
7. Suara gaduh dalam kantor
8. Beberapa mesin harganya sangat mahal
9. Kesulitan dalam pemeliharaan dan kerusakan mesin.

Materi dalam bentuk Power Point dapat download disini

Sumber : Farida, Vida Hasna, dkk. 2004. Menggunakan Peralatan Kantor. Bandung: CV Armico