Soal Ujian Akhir Peralatan Kantor

Cemot "Coklat Emot"

TATA CARA PENGGUNAAN PERALATAN KANTOR

A. PENGGUNAAN PERALATAN KANTOR YANG HABIS PAKAI

Pengggunaan peralatan pendukung pekerjaan kantor di antaranya sebagai berikut:

• Stop map (folder)

Stop map adalah alat yang berukuran standar (folio) yang digunakan untuk menyimpan surat-surat, naskah-naskah atau catatan-catatan yang biasanya sedang dalam proses atau hanya untuk sementara.

• Sneelhecter (map surat memakai jepitan)

Sneelhecter adalah suatu lipatan karton dengan kawat panjepit ditengahnya yang digunkan untuk menyimpan surat-surat atau warkat-warkat yang telah diproses.

• Ordner

Ordner adalah alat yang digunakan untuk mrnyimpan dokumen atau surat yang telah diproses, dan umumnya surat-surat yang penting yang pada suatu saat akan dibutuhkan lagi.

• Letter opener

Letter opener adalah suatu alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat yang dibuka dalam keadaan baik dan tidak sobek.

Dilihat dari tenaga yang digunakan, ada dua macam pembuka surat, yaitu:

Hand envelope opener, yaitu mesin pembuka surat yang menggunakan tangan (manual), dengan cara mendorong mesin pemotong (cutter) kearah sampul surat.

Automatic mail opener, yaitu mesin pembuka surat yang digerakkan dengan tenaga listrik.

• Numerator atau numbering machine (mesin pemberi nomor)

Mesin untuk membuat nomor secara berururtan, baik pada surat yang belum ditik secara langsung ataupun pemberian nomor pada buku agenda surat keluar. Contoh: memberi nomor faktur cek, surat undangan, dan sebagainya.

• Timbangan surat

Alat untuk menimbang surat dengan maksud untuk menentukan besar biaya pengiriman.

• Jepitan kertas (paper clip)

Sebuah alat yang terbuat dari logam yang digunakan untuk menyatukan surat-surat dan lampiran-lampirannya.

• Pengungkit kawat jepret (stapler remover)

Alat yang digunakan untuk melepasa atau mencabut kawar jepit. Manfaatnya agar dapat menghindari surat-surat robrk pada waktu dibuka atau dipisahkan.

• Nietjes atau stepler (kawat jepitan)

Alat untuk dijepretkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu dimasukkan pada stepler.

• Spindle file (tancapan warkat)

Alat untuk menghimpun warkat dengan cara memasukkan warkat tersebut.

• Buku alamat

Buku yang berisikan kumpulan alamat. Buku ini digunakan dalam pelayanan jasa dibidang transport dan sebagainya.

• Cap tanggal (stamping date)

Alat yang terbuat dari jalur-jalur karet yang dapat diputar untuk membubuhkan tanggal.

• Card machine atau mesin kartu berlubang

Alat untuk pemprosesan yang mencatat, menyimpan atau membaca dan mengolah lebih lanjut data yang diperlukan dengan memakai kartu-kartu yang dilubangi pada tempat tertentu.

• Correction fluid atau sheet correction

Bahan kimiawi cair, cepat kering dan umumnya berwarna merah untuk menutup huruf yang salah ketik pada kertas sheet stensil.

• Pen sheet atau stylus

Pena berujung tumpul yang digunakan unutk membuat garis, gambar, tanda tangan pada kertas stensil yang dibawahnya diberi alas.

• Tippe ex

Cairan berwarna putih yang digunakan untuk menutup huruf yang salah.

• Buku telepon

Merupakan catatan nomor telepon yang sudah terdaftar dan dikeluarkan oleh PT Telkom untuk para palanggan telepon yang memuat petunjuk penggunaan telepon, nomor-nomor telepon yang penting, dan daftar nama pelanggan telepon.

• Formulir atau blanko

Lembaran kertas yang digunakan untuk menghimpun dan menyampaikan keterangan yang diperlukan.

• HVS (Hout Vry Schrieft)

Kertas berwarna putih bersih dan halus yang biasanya digunakan untuk pengetikan asli surat dinas.

• Kertas tembusan

Kertas tipis yang khususnya untuk tembusan pengetikan.

• Onion skin (kertas kulit bawang)

Kertas yang terbuat dari kapas, kedap lemak, keda air, udara dan lebih kuat dari kertas biasa.

• NCR paper (no carbon required paper)

Sejenis kertas yang telah diberi lapisan kimia, yang akan menimbulkan bekas (tulisan) apabila terkena tekanan.

• Kertas kaca

Kertas tipis mengkilat tembus pandang untuk amplop berjendela.

• Kertas linen

Kertas mengkilat dan kuat dipergunakan untuk mencetak amplop.

B. PENGGUNAAN PERALATAN KANTOR YANG TIDAK HABIS PAKAI

Penjepit kertas (hecht machine)

Pelubang kertas (perforator)

Mesin penomor (numbering machine)

Materi dalam bentuk power point

berikut gambar-gambar peralatan kantor

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

  

Sumber : Farida, Vida Hasna, dkk. 2004. Menggunakan Peralatan Kantor. Bandung: CV Armico

TATA USAHA PERLENGKAPAN KANTOR

A. PENGERTIAN PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas. Cara pengadaan setiap kantor berbeda tergantung dari kebutuhan dan kegiatan. Umumnya dalam mengadakan perbekalan kantor itu selalu diawali dengan perencanaan. Perencanaan di bidang perbekalan ditekankan pada perencanaan kebutuhan perbekalan, rencana biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.

Rencana biaya yang digunakan untuk biaya-biaya pengadaan, penyimpanan, penyaluran, penginventarisasian dan pemeliharaan, sehingga tidak ada kegiatan yang tertinggal dalam perhitungan biaya yang diperlukan.

Pada waktu menyusun perencanaan perbekalan, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan
2. Menentukan jenis, kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yang diperlukan
3. Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan
4. Menyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional
5. Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor
6. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor
7. Menghapuskan perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Untuk barang habis pakai, direncanakan sebagai berikut:

1. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan
2. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk mengadakan barang tersebut tiap bulan
3. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian  menjadi rencana tahunan.

Sedangkan barang tak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:

1. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perbekalan yang masih ada dan masih dipakai
2. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan
3. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan, dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

  B.     LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN PERALATAN KANTOR

        Langkah-langkah dalam pengadaan peralatan kantor sebagai berikut:

1.      Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang

2.      Petugas memeriksa persediaan atau stok barang di gudang

3.      Surat diserahkan ke bendahara

4.      Meminta persetujuan kepada pimpinan

5.      Apabila sudah disetujuin, maka diserahkan ke bagian logistic

6.      Sebelum barang diterima di cek terlebih dahulu

7.      Barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang

8.      Barang disimpan di gudang untuk didistribusikan

C.     INVENTARISASI BARANG HABIS PAKAI DAN TIDAK HABIS PAKAI

Inventarisasi barang adalah sesuai kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan. Pengadministrasian barang inventarisasi dilakukan dalam:

1. Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah dimiliki oleh suatu kantor, sekaligus sebagai sumber informasi mengenai segala macam data yang diperlukan (untuk barang tidak habis pakai).
2. Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan. Pengisian dilakukan setelah pencatatan barang ke dalam Buku Induk Barang Inventaris (untuk barang tidak habis pakai).
3. Buku Catatan Barang Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor (untuk barang habis pakai).

D.    MENYUSUN DAFTAR KEBUTUHAN PERLENGKAPAN KANTOR

Daftar kebutuhan barang menunjukkan tentang rencana kebutuhan perbekalan (barang-barang) kantor dalam periode tertentu. Daftar biasanya dibuat dalam bulanan, triwulan, semester, dan tahunan, tetapi pada umumnya dalam tahunan.


Materi dalam bentuk Power Point Show klik disini atau disini
Lembar kartu atau buku penerima barang download
Lembar berita acara penerimaan atau pengeluaran barang download
Lembar buku induk barang inventaris download
Lembar buku golongan barang inventaris download
Lembar buku catatan barang non inventaris download

Sumber : Farida, Vida Hasna, dkk. 2004. Menggunakan Peralatan Kantor. Bandung: CV Armico.

MEMILIH PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

A. PENTINGNYA PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

    Dalam mengikuti perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang. Untuk menghadapi perkembangan tersebut diperlukan kesiapan manusia dan kelangkapan sarananya. Oleh karena itu diperlukan pengetahuan dan kemampuan dalam malakukan prosedur pengadaan peralatan dan mesin-mesin kantor.

B. PENGADAAN PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

Menurut Drs. Moekijat, pengadaan peralatan dan mesin-mesin kantor perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan
2. Jenis mesin hendaknya praktis
3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan
5. Mutu mesin harus benar-benar baik.
6. Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
7. Mesin dapat diperlukan untuk bermacam-macam pekerjaan
8. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah
9. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah
10. Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
11. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang kan dilakukan
12. Apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut?

C. FAKTOR-FAKTOR UNTUK PENGADAAN PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

1. Pekerjaan dan cara menyelesaikannya
2. Kebutuhan pegawai perseorangan
3. Penghemat jumlah dan nilai waktu seluruhnya
4. Fleksibilitas penggunaannya
5. Harga dan penanaman modal
6. Kemampuan kesatuan
7. Nilai keindahan
8. Preferensi pegawai
9. Pengaruh terhadap syarat-syarat pegawai
10. Ramalan mengenai beban pekerjaan
11. Kualitas pekerjaan tata usaha
12. Keperluan untuk salinan-salinan dan data statistik.

D. PERABOTAN KANTOR
     Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.

Perabot kantor yang paling utama untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor adalah

1. Meja tulis, meja mesin tik, dan computer
2. Kursi
3. Lemari yang dapat dikunci
4. Rak buku arsip
5. Box, peti kayu

Syarat-syarat perabot kantor, menurut The Liang Gie

• Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup.
• Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar supaya tidak menyilaukan mata para pegawai yang memakainya.
• Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan.

Perabot kantor tempelan adalah perabot kantor yang melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor

Contohnya :

1. Hiasan atau lukisan dinding
2. Bunga – bunga
3. Akuarium
4. Lampu hias
5. Kolam
6. Taman

Perabotan yang baik menghemat gerak pegawai, membantu pengawasan pegawai, dan menambah kesehatan dan efisiensi pegawai. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan bila membeli perabotan kantor adalah:

1. Harus menghemat ruang lantai
2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan
3. Tidak begitu berat, agar mudah dipindahkan
4. Harus ada ruangan yang cukup di bawah meja untuk dibersihkan
5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan
6. Keawetan perabotan dari logam lebih awet daripada perabotan kayu
7. Resiko kebakaran perabotan dari kayu lebih besar daripada perabotan yang terbuat dari logam

berikut gambar perabotan kantor

 

 

E. MESIN-MESIN KANTOR DAN PERENCANAAN

    Perencanaan manajemen perkantoran meliputi apa, dimana, dan bagaimana mesin-mesin kantor untuk merumuskan pekerjaan akan dilakukan. Perencanaan yang efektif perlu mengetahui mesin-mesin apakah yang tersedia dan apa yang dapat dilakukan dengan mesin-mesin tersebut.

F. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN MESIN-MESIN KANTOR

   Ada keuntungan yang berlainan dengan adanya mesin-mesin yang berlainan dengan adanya mesin-mesin yang berlainan dalam kondisi-kondisi yang berlainan:

1. Menghemat tenaga kerja
2. Menghemat waktu
3. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan
4. Pekerjaan tampak lebih baik
5. Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode-metode tertulis
6. Mencegah adanya penggelapan
7. Mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian menambah mutu pekerjaan
8. Memberikan informasi yang lebih banyak dan lebih cepat

Mesin-mesin kantor juga memiliki kerugian yaitu:

1. Mesin tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tinggi
2. Tingkat penyusutan beberapa mesin tinggi
3. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang terlatih
4. Pengaruh terhadap sistem-sistem perkantoran
5. Fleksibilitas beberapa metode mesin kurang
6. Pegawai lebih mudah dipindahkan daripada mesin-mesin tertentu
7. Suara gaduh dalam kantor
8. Beberapa mesin harganya sangat mahal
9. Kesulitan dalam pemeliharaan dan kerusakan mesin.

Materi dalam bentuk Power Point dapat download disini

Sumber : Farida, Vida Hasna, dkk. 2004. Menggunakan Peralatan Kantor. Bandung: CV Armico

SILABUS SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN

Silabus Administrasi Perkantoran Mata Pelajaran Peralatan Kantor bisa download dan lihat disini
Struktur Kurikulum download disini

Korespondensi Bahasa Indonesia

Salah Satu surat dinas yaitu Surat Tugas